Una nota efectiva es aquella que nos ayuda a dar en el blanco, a concretar una acción que nos permitirá crecer, avanzar y generar resultados.
Al tomar notas hay tres claves para que éstas sean efectivas:
1. Escribir la fecha.
La clave no sólo es escribir la fecha, sino cómo la escribes. En mi caso utilizo el formato numeral “mes/día/año”, ya que me resulta más práctico buscar y diferenciar mis notas de manera secuencial a través del número del mes.
2. Utilizar símbolos al tomar notas
Los símbolos ayudan a buscar notas específicas, identificar su naturaleza y hacer más eficiente el trabajo de revisión. Estos son los símbolos que utilizo mientras tomo notas:
@ – Uso el arroba para identificar cualquier nota que demanda una acción de mi parte. Durante la revisión de mis notas, al ver este símbolo sé que tengo algo que hacer al respecto.
Nota: Delegar también requiere acciones de nuestra parte.
M – Utilizo una “M” de la palabra en inglés “meeting”, para identificar aquella sección de mis notas que corresponden a una reunión de trabajo. Esto me ayuda a revisar acuerdos relativos a una sesión específica.
! – El signo de admiración lo empleo para identificar aquellas notas que son ideas o bien cosas que me gustaría hacer algún día.
* – El asterisco lo utilizo como una marca para resaltar asuntos o frases en medio de mis notas. Independientemente de su naturaleza, este símbolo me recuerda que hay algo importante que considerar.
3. Revisar tus notas para traducirlas en acciones
Para pasar de las notas a los resultados, debes revisarlarlas y traducirlas en acciones concretas.
La frecuencia de revisión de tus notas, debe ser de al menos una vez por semana, aunque en la práctica he notado que tomar 15 minutos al final del día para hacerlo es mucho más eficiente.
Te recomiendo utilizar un símbolo o un marcador de otro color, para resaltar aquellas secciones que ya fueron revisadas y así no perder tiempo analizándolas de nuevo.
Para traducir tus notas en acciones concretas, debes contar con tu propio sistema de listas de acciones. Hay infinidad de modelos para ello, pero por ahora, te sugiero explorar las ideas planteadas por David Allen en su libro Getting Things Done.
¿Cómo adaptarías estas claves a tu situación particular?
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